Ich wollte schon lange meinen Projektworkflow in den Griff bekommen. Zu oft verlor ich Zeit mit doppelten Einträgen, dem Suchen nach Dateien oder dem Nachfassen von Aufgaben. Dann entdeckte ich Notion-Templates – und langsam, aber sicher, gewann ich Zeit zurück. In diesem Beitrag erkläre ich dir, wie ich meine Projekte so automatisiert habe, dass ich realistisch gesehen eine Woche pro Monat gewinne. Es ist kein Hexenwerk, sondern eine Kombination aus Struktur, Automatisierung und konsequenter Nutzung.
Warum Notion-Templates? Was bringen sie wirklich?
Notion ist für mich deshalb so mächtig, weil es flexibel genug ist, um persönliche Arbeitsweisen abzubilden, und gleichzeitig Bausteine bereitstellt, die repetitives Arbeiten reduzieren. Ein gut gebautes Template ist mehr als nur ein Layout: Es ist ein Prozess, der immer wieder dieselben Schritte automatisiert. Dadurch sparst du Stunden beim Setup neuer Projekte, beim Verfolgen von Deadlines und beim Teilen von Informationen mit Kolleg*innen oder Kund*innen.
Typische Fragen, die ich oft höre und die ich vorher selbst hatte:
Die Antwort: Templates + Datenbanken + Automatisierungen (internal in Notion oder mit Tools wie Make/Zapier).
Grundstruktur meines Projekt-Templates
Ich beginne mit einer übersichtlichen Datenbank, die das Rückgrat meines Workflows bildet. Die wichtigsten Felder sind:
Diese Felder erscheinen in verschiedenen Ansichten: Kanban für Status, Timeline für Deadlines, Tabelle für schnelle Filter, und eine detailreiche Projektseite für jede Einheit.
Wie ich Routineaufgaben automatisiere
Der Knackpunkt ist, dass viele Projektaufgaben immer wieder ähnlich ablaufen: Briefing, Kickoff-Meeting, Design-Review, Testing, Launch. Deshalb habe ich Vorlagen für jede Phase erstellt. Wenn ich ein neues Projekt anlege, klicke ich auf „Template anwenden“ und erhalte:
Das bedeutet konkret: Ich muss nicht jedes Mal überlegen, welche Schritte nötig sind. Ich werde direkt in einen vordefinierten Prozess geführt, der mich durch die wichtigen Meilensteine zieht.
Praktische Automatisierungen mit Make/Zapier
Notion hat mittlerweile interne Automationen, aber ich nutze oft Make (ehemals Integromat) und gelegentlich Zapier, um externe Tools einzubinden. Beispiele, die mir wirklich Zeit sparen:
Diese Automationen verhindern das manuelle Kopieren von Informationen zwischen Plattformen — ein riesiger Zeitfresser.
Wie Templates meine Kommunikation klarer machen
Ein unterschätzter Punkt: Standardisierte Templates für E-Mails, Briefings und Meeting-Protokolle. Früher schrieb ich E-Mails jedes Mal neu, heute habe ich Bausteine:
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Missverständnisse. Wenn alle Informationen immer am selben Ort und im selben Format auftauchen, braucht es weniger Rückfragen.
Wie ich Zeitersparnis messe
Ich tracke bewusst, wie viel Zeit ich mit bestimmten Aktivitäten verbringe, bevor und nachdem ich Templates einsetzte. Hier eine vereinfachte Tabelle als Beispiel (pro Projekt):
| Vor Template | Mit Template | |
|---|---|---|
| Projekt-Setup | 2-3 Stunden | 20-30 Minuten |
| Kommunikation & Status-Updates (wöchentlich) | 1.5 Stunden | 30 Minuten |
| Dokumentenorganisation | 1 Stunde | 10 Minuten |
Bei mehreren parallelen Projekten summiert sich das schnell. Wenn du statt 10 Stunden pro Woche nur noch 7 brauchst, entspricht das im Monatsmittel praktisch einer frei gewonnenen Woche – vor allem, wenn du die eingesparte Zeit auf tiefere, wertschöpfende Arbeit nutzt.
Tipps für die Praxis: So startest du schnell
Tools und Ressourcen, die ich empfehle
Ich verwende Notion als Hauptwerkzeug, Make für komplexe Integrationen und Google Workspace für Dateien und Kalender. Weitere hilfreiche Ressourcen:
Und noch ein persönlicher Tipp: Investiere die Zeit, dein erstes Template sorgfältig aufzubauen. Die Rendite kannst du jeden Monat neu zählen.
Wenn du magst, beschreibe ich dir dein typisches Projekt kurz und schicke dir eine direkte Vorlage-Idee für Notion, die du importieren kannst. Sag mir, was dein größtes Zeitfresser-Problem ist — dann können wir es gemeinsam auf das Template-Level bringen.
